В данной статье мы продолжим рассмотрение темы бюджетирования, начатую в предыдущей статье . Мы рассмотрим методы планирования бюджетов и некоторые инструменты, используемые в программных продуктах, предназначенных для автоматизации данного процесса.

Методы планирования

Приступая к планированию бюджетов, руководители компании, прежде всего, должны определиться с тем, какой именно метод планирования они будут использовать?

Различают следующие методы планирования:

• «сверху вниз»;
• «снизу вверх»;
• «снизу вверх/сверху вниз».

Методология «Сверху вниз» используется при формировании бюджетов руководителями компании. Суть данного метода заключается в том, что руководство компании предоставляет функциональным подразделениям целевые показатели на планируемый период (показатели по прибыли, товарообороту, минимизации налогов и т.д.). Далее функциональные подразделения делают детализацию и расшифровку бюджетов, основываясь на этих показателях.

Методология планирования «Снизу вверх» применяется при стратегии планирования «от возможностей компании». Она заключается в том, что функциональные подразделения предоставляют бюджет, формируемый на основании своих возможностей (производственных мощностей, данных логистических подразделений, складских мощностей и т.д.). Недостатком этого подхода является то, что эти показатели являются субъективными, т.к. подразделения перестраховываются, закладывают дополнительные риски, что приводит к формированию «раздутых» бюджетов, неоптимальному использованию ресурсов и тормозит развитие бизнеса.

Методология планирования «Снизу вверх/сверху вниз» заключается в формировании бюджетов, которые являются результатом согласования финансовых целей, поставленных руководителями компании и возможностей подразделений, оцененных менеджерами подразделений. Такая методология является максимально эффективной для развития компании.

Периоды планирования

В зависимости от потребностей компании для формирования бюджетов используются различные периоды планирования . Например, для мелких компаний чаще всего формируются бюджеты на месяц. Для крупных компаний и холдингов обычно составляются стратегические планы развития, поэтому периоды планирования могут составлять до нескольких лет.

Долгосрочные бюджеты могут разбиваться на более мелкие контрольные периоды, по которым подводятся промежуточные итоги. Так, например, годовой бюджет может иметь детализацию по месяцам, что дает возможность не только увидеть результат исполнения бюджета за год целиком, но и по каждому месяцу отдельно. Также это дает возможность распределить общий годовой бюджет по более мелким периодам, например, равномерно распределить сумму на каждый месяц.

Построение бюджетов

Менеджеры компании разрабатывают бюджеты для проектов, направлений деятельности, подразделений с детализацией по периодам, контрагентам или даже конкретной номенклатуре.

Возлагаемая на менеджера, формирующего бюджет, ответственность за исполнение бюджетных показателей стимулирует его к достижению наилучших результатов и максимально точному формированию бюджетов.

Какие же бюджеты необходимы? – ответить на этот вопрос однозначно нельзя. Обычно формируются следующие бюджеты:

• Бюджет доходов и расходов (БДР) – бюджеты, отражающие доходы и расходы предприятия, структурированные по видам и экономическому содержанию.
• Бюджет движения денежных средств (БДДС) – бюджеты, отражающие источники поступлений и направления расходов денежных средств.
• Бюджеты, которые необходимы компании для планирования по конкретным направлениям затрат и прибылей, например функциональные бюджеты, бюджеты проектов, инвестиционные бюджеты, бюджеты ЦФО и т.д.
• В крупных компаниях также часто используется Бюджет по балансовому листу (ББЛ) – прогноз соотношения активов и пассивов компании.

Каждый бюджет имеет доходную и расходную часть, состав которых является индивидуальным для каждой компании. Статьи бюджетов могут содержать не только суммовые показатели, но и количественные. Например, статья бюджета может содержать информацию о количестве сотрудников предприятия, количестве необходимой для обеспечения их работы мебели или количестве произведенной продукции и т.д.

Пример набора статей простейшего бюджета приведен на Рисунке 1.

Рисунок 1 - Пример набора статей бюджета

После предварительного формирования бюджетов производится их корректировка и разрабатываются различные варианты их реализации - сценарии . Примером использования нескольких сценариев может послужить формирование оптимистического и пессимистического прогнозов, в которых учитываются различные факторы, влияющие на исполнение бюджета.

После утверждения бюджетов они становятся основой для управления на весь период планирования бюджета.

С определенной периодичностью (например, раз в месяц или квартал) проводится сбор фактических данных по исполнению бюджетов и план-фактный анализ. На основании план-фактного анализа производят корректировку бюджетов и принимают меры для минимизации отклонений от поставленных целей и максимальному соответствию бюджетам. К таким мерам могут относиться:

• Перераспределение средств;
• корректировка бюджета с учетом «новых обстоятельств»;
• привлечение дополнительных источников финансирования;
• применение мер персональной ответственности к лицам, ответственным за соблюдения бюджета;
• и т.д.

Так как структура бюджетов из периода в период обычно остается неизменной, то используют формирование бюджетов одним из следующих способов:

• Формирование бюджета с ручным заполнением плановых показателей.
• Формирование бюджета на основании имеющихся плановых и фактических данных, которые хранятся в системе в различных документах и регистрах.
• Формирование бюджета путем копирования данных из бюджета за предыдущий период (может использоваться копирование с изменением на какой-то коэффициент или на жестко заданную сумму).
• Формирование бюджета путем копирования данных из бюджета за предыдущий период с учетом планового изменения курса валют.
• Консолидация данных из нескольких бюджетов, созданных для различных подразделений на различные периоды и с различными наборами статей оборотов, созданными с использованием различных сценариев.

Инструменты бюджетирования

Сценарии планирования

Для формирования различных вариантов исполнения бюджетов и задания периода планирования в большинстве используемых на данный момент систем применяется такой инструмент, как «Сценарии планирования» . Сценарии часто формируют для получения оптимистического и пессимистического вариантов исполнения бюджета. Также сценарии могут быть построены на периоды различной длительности с целью получения возможности более детального планирования с учетом «текущих обстоятельств».

Рисунок 2 - Параметры сценария планирования в «1С:Управление производственным предприятием»

В ряде конфигураций 1С есть возможность формирования сценария с прогнозом изменения курса валют, например, повышения курса на определенную сумму каждый месяц или квартал – это дает возможность предварительного расчета плановых показателей на длительные периоды с учетом инфляции.

Рисунок 3 - Задание планового курса валюты в сценарии планирования

Установка лимитов бюджетов

Одним из важных инструментов в Бюджетировании является лимитирование.

Наиболее часто используют Ограничивающие лимиты и Целевые лимиты .

Ограничивающие – это лимиты (ограничения), превышение которых не допустимо. Такие лимиты могут использоваться для ограничения затрат:

• по определенным статьям бюджетов;
• по конкретным ЦФО;
• по проектам;
• по конкретной номенклатуре;
• и др.

Также может быть использована комбинация из нескольких показателей, например: лимит на затраты по заработной плате для работающих по проекту N, или лимит на затраты по канцелярским товарам для бухгалтерии.

Контроль за соблюдением лимитов обычно происходит автоматически учетной системой и не дает формировать платежные документы или заявки на расходование денежных средств по данной статье затрат при превышении бюджета. Однако если «очень нужно», то, имеющий на это права пользователь системы, может с помощью специальных инструментов разрешить оплату «сверх лимита». Так же существуют механизмы позволяющие переместить часть средств с одной статьи бюджетов на другую, если на ней остались неиспользованные в нужном периоде средства.

Рисунок 4 - Установка лимитов в «1С:Управление производственным предприятием»

Целевые – лимиты, которые являются целями, при достижении которых выполняются определенные действия. Такие лимиты могут устанавливаться как на расходные, так и приходные статьи. Например, может быть оповещение при выполнении плана продаж или при достижении необходимого значения может формироваться премиальная часть бюджета для отдела продаж.

Платежный календарь

Еще одним важным инструментом, который присутствует в большинстве программных решений, используемых для автоматизации Бюджетирования, является Платежный календарь . Данный инструмент обычно представляет из себя таблицу с необходимой детализацией по периодам, в которой на основании документов, планирующих приход и расход денежных средств и учетом данных о фактическом движении денежных средств можно визуально увидеть картину достаточности средств. Например, если расход превышает доход, то недостающая сумма выводится красным, если не превышает, то черным. В случае недостаточности средств, ответственное лицо может принять решение необходимое для изменения ситуации. Например, может быть привлечен сторонний капитал или переброшено финансирование с одного объекта\проекта\подразделения на другое.

На любом предприятии бюджетирование является важнейшей составляющей системы управления. Основная задача бюджетирования — это планирование различных хозяйственных операций, которые направлены на достижение материальных целей организации.

Ниже речь пойдет о том, какие функции содержит в себе обычная подсистема для в 1С 8.3 от сторонних разработчиков: , Инталев Корпоративные финансы, и так далее. При желании Вы можете обратиться к нам за помощью во внедрении. Мы объективно подберем систему для Вас и произведем внедрение на более привлекательных условиях, нежели монополисты-разработчики ().

Модуль бюджетирования в 1С представлен подсистемами для финансового учета, которые обычно включают в себя финансовое планирование, контроль, учёт расходов и доходов на уровне организации в целом, а также на уровне ЦФО. Благодаря этим модулям можно анализировать фактическую и прогнозируемую информацию бюджетирования.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования на 1С, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Внедрение Бюджетирования в 1С 8

Использование подсистем начинается с оценки и анализа уже существующей финансовой системы отчётности организации. Сначала создаётся список показателей отчётов. Обычно используют два типа показателей: оборотные и остаточные. На основе перечня остаточных показателей пользователи создают план счетов бюджетирования в информационной базе. В справочнике 1C «Статьи оборотов» заполняется перечень оборотных показателей.

Во время описания движений по оборотным статьям и счетов можно использовать большое количество аналитических разрезов, доступных в подсистемах «Бюджетирование 1С 8»:

• проекты;
• разные статьи оборотов;
• различная номенклатура;
• контрагенты;
• и так далее.

Значение показателя может обладать суммовым и количественным выражением. Для каждого показателя можно указывать источник для получения фактической информации. В данных есть готовый перечень алгоритмов для того, чтобы заполнять источники информации бюджетирования, этот список в случае необходимости пользователь может дополнять по своему усмотрению.

Следующим этапом является внесение финансовых отчётов в базу данных системы. В справочнике «Бюджеты» хранится список бюджетов, который вводит пользователь. Далее в модуле « Бюджетирование 1C» для указанных бюджетов необходимо вносить наполнение показателями в справочники «Счета бюджета» и «Статьи Бюджета». Чтобы получить информацию о структуре и состоянии бюджета, имеется функция «Отчёт по бюджету».

Далее заполняется справочник «Сценарии». Данный справочник необходим для того, чтобы описывать версии и виды планов, а также чтобы отличать фактические данные от плановых. В этой системе нет отдельных регистров для того, чтобы учитывать плановые и фактические данные материального учёта, существует только сценарий. Сценарию можно указывать степень детализации, периодичность, нужную валюту и прочую информацию.

Основные функции программ 1C для учета финансов:

• контроль результатов работы организации;
• экономические прогнозы;
• средство координации работы подразделений компании;
• основа для того, чтобы принимать решения по развитию организации.

Программа обладает набором инструментов для финансового планирования в организации, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью данных конфигурацийможно реализовывать такие функции бюджетирования в 1С 8.3:

• финансовое планирование сразу по нескольким разным сценариям; создание текущих бюджетов на основании стратегических бюджетов с поправкой по фактическому выполнению (в завершённом периоде) бюджета;
• планирование движения материальных средств организации на любой период по временным интервалам, подразделениям предприятия, проектам, контрагентам, номенклатуры и пр.;
• отображение фактической работы организации в тех разрезах, в которых осуществлялось планирование;
• контроль соответствия поступивших заявок на расходование материальных средств согласно плану работы на период;
• финансовый анализ;
• анализ доступности материальных средств;
• сопоставление отклонений фактической и плановой информации.

Бюджетирование в 1С даёт пользователям большие возможности в настройке получения отчётной информации. Первым примером отчёта, создаваемого пользователем, является «отчёт по бюджету». Его структура собирается сотрудником из оборотов по статьям и остатков бюджетирования. Другим примером является «Финансовый расчёт», который играет роль конструктора расчёта показателей. Создавая состав строк данного отчёта, пользователь выбирает для этой строки вид показателя:

• источник фактической информации;
• оборот или же остаток по информации подсистемы бюджетирования;
• расчёт по прочим строкам отчёта (есть возможность указания формулы).

Чтобы сделать отчёты в подсистеме «Бюджетирование 1С» привычными для российских пользователей, большинство расчётных данных имеет комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разных разделов отчёта программа выводит сжатые экспертные заключения.

Внедрение подсистемы бюджетирования на предприятии позволит повысить экономическую эффективность предприятия и прозрачность предприятия в целом.

P.S. Мы имеем большой опыт во внедрении учета финансов и бюджетирования на предприятиях различных отраслей и рады предложить свои услуги Вам в Москве и регионах. Мы работаем на более выходных условиях с абсолютно различными программами — Инталев, 1АБ Управление финансами, и т.д. Подробности на странице .

Пример построения системы бюджетирования в 1С ERP:

Решение "ИТРП:Бюджетирование и финансы" – это дополнение к типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 8", предназначено для создания автоматизированной системы финансового планирования и бюджетирования

В текущих кризисных условиях точное и оперативное планирование финансового состояния предприятия и управление денежными средствами приобретает особо важное значение. Предлагаемое решение позволяет быстро и с небольшими затратами внедрить функционал бюджетирования на предприятиях, уже использующим продукт "1С:Бухгалтерия предприятия 8" для ведения бухгалтерского учета. Функциональность решения описана ниже.

По возможностям продукт представляет собой значительно расширенную функциональность подсистемы "Бюджетирования" продукта "1С:УПП", и является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. В частности, упрощена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, реализована мощная система формирования управленческой отчетности и бюджетных форм. Функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой (по данным подсистем бухгалтерии и бюджетирования) без использования режима конфигуратора!

Решение полностью интегрируется с конфигурацией "1С:Бухгалтерия 8" на уровне НСИ и документов, путем сравнения и объединения конфигураций.

Предлагаемое решение представляет собой адаптированную для "1С: Бухгалтерия 8" подсистему бюджетирования из нашего продукта ERP-класса "ИТРП:Процессное производство 8".

Количество пользователей не ограничивается лицензиями (продукт не лицензируется).

Функциональность продукта "ИТРП: Бюджетирование и финансы"

Бюджетирование по любому количеству фирм - бизнес-единиц (организаций).

Бюджетирование по любому количеству сценариев.

Гибкая система-конструктор, формирование произвольных бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей.

Архитектура:

o Прогнозный баланс (Российский план счетов по умолчанию).
o Плановые обороты показателей в разрезе аналитики.
o Настройка иерархической взаимозависимости показателей.
o Настройка шаблонов проводок для показателей.

Бюджетирование по "Показателям деятельности". Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой (любыми справочниками учетной системы), в т.ч. отдельными справочниками "Статьи движения денежных средств (ДДС)", "Статьи бюджета доходов и расходов (БДР)". Не требуется отдельная настройка источников данных для каждого показателя (показатель – аналог статьи оборотов в УПП).

Отдельные измерения бюджетирования – ЦФО и Проекты.

Произвольная аналитика бюджетирования, 5 субконто на плане счетов "Бюджетирование".

Возможность использования произвольных классификаторов - аналитики бюджетирования, увязка позиций классификатора с позициями ключевых справочников системы (Статьями затрат, Прочие доходы и расходы и т.д.).

Хранение документов фактических хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов хозопераций.

Матричные, гибко настраиваемые формы ввода бюджетов (аналогичные Excel) через документ. Например, по строкам – аналитика, по колонкам – периоды. В ячейках – вводятся значения показателей.

Контроль бюджетов по целевым значениям и по лимитам, оперативно при вводе документов (бюджетных операций и Заявок на расход ДС) и через отчеты.

Расчеты по моделям, хранение моделей как отдельной настройки и автопересчет всех документов моделей при изменении модели.

Копирование данных бюджетирования.

Актуализация бюджета с возможностью переноса отклонений.

Несколько видов бюджетов:
o динамические бюджеты: Остатки, обороты, остатки и обороты, формульные показатели в бюджетах (вычисляемые ресурсы). План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
o Фиксированные бюджеты: настраиваемая иерархическая структура в разрезе произвольных аналитик: оборотов показателей, оборотов и остатков по счетам, формульные (вычисляемые) ресурсы. План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.

Произвольные управленческие отчеты (могут использоваться также как формы бюджетов):
o Фиксированный отчет – формирование отчетов с произвольной структурой, без настройки в конфигураторе.
o Произвольный табличный отчет – настраивается в режиме 1С табличный документ, в ячейки которого по формулам извлекаются произвольные данные из базы данных 1С (любой подсистемы, в т.ч. подсистемы бюджетирования).

Позволяет легко настраивать формы отчетности с произвольной нерегулярной жесткой структурой, не укладывающейся в функциональность построителя отчетов и системы компоновки данных.

Все отчеты (бюджеты) реализованы на системе компоновки данных.

Панель функций 1С:Бухгалтерия 8, закладка "Бюджетирование". Эта закладка появляется после загрузки загрузки "ИТРП:Бюджетирование для бухгалтерии предприятия 8".

Документ "Бюджетная операция".

Один из инструментов формирования отчета – "Фиксированный отчет". Заполнение отчета – по настроенным "Источникам данных".

Форма настройки фиксированного отчета (настройка колонок отчета и данных в колонках)

Произвольный табличный отчет – разрабатывается непосредственно в режиме "1С-предприятие". Заполнение отчета – по настроенным "Источникам данных".

В книге «Финансовое планирование и бюджетирование», серия 1С:Академия ERP» рассматриваются теория и практика финансового планирования и бюджетирования в коммерческих организациях. Вопросы автоматизации процесса бюджетирования и казначейских функций иллюстрируются на примере отечественной системы управления «1C:ERP Управление предприятием 2».

Финансовое планирование и бюджетирование являются неотъемлемой частью деятельности любой компании. Они обеспечивают прогнозирование деятельности, поддержку принятия управленческих решений, мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников.

Данное издание входит в серию «1С:Академия ERP», другие книги которой также рекомендуются к изучению для понимания процессов, протекающих в компаниях, и их взаимосвязи с финансовым планированием и бюджетированием. В изданиях серии теория иллюстрируется описаниями практических возможностей программных продуктов «1С». Классические определения сопровождаются скриншотами их конкретных реализаций в программе.

Книга адресована специалистам, участвующим в бюджетных процессах в качестве исполнителей, а также отвечающим за процессы бюджетирования на стороне компаний, специалистам по внедрению систем автоматизации и пользователям программных продуктов «1С:Предприятие».. Студенты и аспиранты, изучающие финансовые дисциплины, могут использовать данное издание для расширения и закрепления полученных знаний в области финансового планирования и бюджетирования и их автоматизации.

Глава 1. Что такое финансовое планирование и бюджетирование

Для чего нужно планировать

Основные понятия

Подходы к планированию

Глава 2. Системы автоматизации и их внедрение в компании

Зачем нужна автоматизация, если есть Excel как доступный инструмент

Системы автоматизации бюджетирования

Варианты внедрения системы автоматизации бюджетирования

Глава 3. Первые шаги построения бюджетной модели

Как начать планировать Бюджетные отчеты и ввод плановых данных

Переход от файлов Excel к автоматизации

Где и как получать фактические данные

Глава 4. Составление операционных бюджетов

Система взаимосвязанных бюджетов

Оперативные планы и их отражение в подсистеме бюджетирования

Глава 5. Составление мастер-бюджетов

Финансовые бюджеты и принцип двойной записи в бюджетной модели

Бюджет доходов и расходов

Бюджет движения денежных средств

Бюджет балансового листа

Глава 6. Бюджетный процесс

План подготовки бюджетов и его исполнение

Монитор бюджетных процессов

Формирование оповещений по электронной почте

Разграничение доступа и дата запрета редактирования

Концептуально продукт является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. В частности, предусмотрена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, реализована мощная система формирования управленческой отчетности и бюджетных форм. Функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой (по данным систем управления финансами предприятия, бюджетирования и бухгалтерии) без использования режима конфигуратора!

Решение полностью интегрируется с конфигурацией “1С:Бухгалтерия 8″ на уровне НСИ и документов (путем сравнения и объединения), соответственно, для его использования необходимо наличие у пользователя конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″. Технически продукт представляет собой адаптированную подсистему бюджетирования из ERP-решения “ИТРП:Процессное производство 8″.

Перечень основных функций:

• Бюджетирование по любому количеству фирм – бизнес-единиц. Построение прогнозных балансов отдельно по каждой фирме (ЦФО) или Организации. Формирование управленческого баланса в целом по фирме.
• Бюджетирование по любому количеству сценариев.
• Гибкая система-конструктор:
• Создание произвольных управленческих показателей с произвольной аналитикой в визуальном режиме. Показатели при необходимости могут отражаться по прогнозному балансу (с использованием шаблонов проводок), либо фиксироваться в базе данных без использования двойной записи.
• Формирование произвольных планов/бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей и шаблонов проводок по показателям. Отсутствие технологических ограничений к структуре статей бюджета.
• Настройка финансовой модели предприятия, мастер-бюджета (БДР, БДДС, ББЛ), план-фактного анализа, произвольных функциональных бюджетов, учитывающих специфику предприятия – в визуальном режиме, без привлечения программистов и кодирования. Все настройки Системы управления финансами предприятия и Программы бюджетирования выполняются в режиме 1С:Предлриятие, поэтому внедрение могут выполнять специалисты предметной области.
• Настройка произвольных «Источников данных» для различных целей, без использования конфигуратора и кодирования.
• Плановые обороты показателей в разрезе аналитики.
• Настройка иерархической взаимозависимости показателей.
• Настройка шаблонов проводок для показателей отражающихся по прогнозному балансу.
• Прогнозный баланс (Российский план счетов по умолчанию). План счетов можно модифицировать (создавать новые счета) и отключать предопределенные счета РСБУ.
• Программа бюджетирования по «Показателям деятельности». Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой (любыми справочниками учетной системы), в том числе отдельными справочниками “Статьи движения денежных средств (ДДС)”, “Статьи бюджета доходов и расходов (БДР)”. Не требуется отдельная настройка источников фактических данных для каждой статьи.
• Отдельные измерения бюджетирования – «ЦФО» и «Проекты».
  Произвольная аналитика бюджетирования, 5 субконто на плане счетов “Бюджетирование”, в том числе «ЦФО» и «Проекты».
• Возможность использования произвольных классификаторов – аналитики бюджетирования, увязка позиций классификатора с позициями ключевых справочников системы (Статьями затрат, Прочие доходы и расходы и т.д.).
• Хранение документов фактических хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов хозопераций.
• Матричные, гибко настраиваемые формы ввода бюджетов (аналогичные Excel) через документ. Например, по строкам – аналитика, по колонкам – периоды. В ячейках – вводятся значения показателей. Одним документом отражаются обороты нескольких показателей по нескольким значениям аналитик и по нескольким периодам планирования.
• Контроль бюджетов по целевым значениям и по лимитам, оперативно при вводе документов (бюджетных операций и Заявок на расход ДС).
• Расчеты по моделям, хранение моделей как отдельной настройки и автоматическая модификация всех документов моделей при изменении модели.
• Копирование данных бюджетирования между сценариями и периодами.
• Актуализация бюджета с возможностью переноса отклонений на будущие периоды.
• Несколько видов бюджетов:
• Динамические бюджеты: Остатки счетов, обороты показателей и счетов, формульные показатели в бюджетах (вычисляемые ресурсы). План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Фиксированные бюджеты: настраиваемая иерархическая структура в разрезе произвольных аналитик: оборотов показателей, оборотов и остатков по счетам, формульные (вычисляемые) ресурсы. План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Произвольные управленческие отчеты (могут использоваться также как формы бюджетов), формируются на основе нескольких «Источников данных»:
• Фиксированный отчет – формирование отчетов с произвольной иерархической структурой колонок, без настройки в конфигураторе. Формульные колонки, произвольные группировки.
• Произвольный табличный отчет – настраивается в режиме 1С табличный документ (по аналогии с Excel), в ячейки которого по формулам извлекаются произвольные данные из базы данных 1С (любой подсистемы, в т.ч. под системы бюджетирования). Позволяет легко настраивать формы отчетности с произвольной нерегулярной жесткой структурой, не укладывающейся в функциональность построителя отчетов и системы компоновки данных.
• Ввод заявок на расход, фиксация потребности в оплате. Резервирование ДС по заявке на расход.
• Частичное и полное включение заявок на расход в реестр платежей.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование расхода и поступления денежных средств.
• Утверждение реестра платежей на дату и период, формирование платежных поручений по реестру платежей.
• Интерактивный платежный календарь, разноска платежей по заявкам в платежном календаре, анализ планово-расчетных остатков ДС на будущие даты, анализ кассовых разрывов.

Для использования продукта не требуются аппаратные ключи защиты. Количество пользователей не ограничено. Активация продукта выполняется программным способом – вводом кода активации. При использовании продукта в демонстрационном режиме и при использовании NFR-версии активация продукта не требуется, в этих режимах промышленная эксплуатация продукта недопустима (в т.ч. накладываются ограничения на объем данных и использование печатных форм).

Все отчеты (бюджеты) реализованы на системе компоновки данных.

Подробнее о концепции решения

Решение представляет собой “конструктор”, позволяющий настраивать произвольные финансовые модели деятельности предприятия, независимо от отрасли и сферы деятельности предприятия.

Финансовая модель настраивается с помощью следующих базовых объектов и инструментов:

• Показатели бюджета и зависимости между показателями.
• Прогнозный план счетов, 5 уровней субконто.
• Аналитики показателей и субконто плана счетов.
• Правила извлечения фактических данных в подсистему бюджетирования.
• Правила расчета показателей модели на основе различных данных (остатков и оборотов по прогнозному плану счетов, оборотов других показателей, нормативно-справочной информации).
• Средства разработки форм бюджетов и управленческих отчетов.

При настройке подсистемы для конкретного предприятия настраивается набор базовых объектов, которые образуют финансовую модель предприятия. В финансовую модель предприятия можно включить различного вида специфические операционные, функциональные бюджеты, бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс и т.д.

Финансовая модель образует целостную и взаимоувязанную систему показателей и правил их зависимостей и расчета. Бюджетные формы представляют собой отчеты, в которые извлекаются данные финансовой модели.

Все настроенные формы бюджетов могут иметь вид, специфический для данного предприятия. Система предоставляет возможности разрабатывать произвольные формы бюджетов, как отчетов по финансовой модели. Все настройки выполняются в пользовательском режиме (в базе данных) и не требуют программирования.

В подсистеме реализованы механизмы управления денежными средствами, которые позволяют выполнять краткосрочное и долгосрочное планирование расхода и поступлений денежных средств, прогнозировать и устранять кассовые разрывы. Эти механизмы тесно интегрированы с подсистемой учета денежных средств конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″.

Отличие подходов от бюджетирования в Excel

При построении системы бюджетирования в Excel пользователь использует множество таблиц, достаточно сложным образом связанных друг с другом. Преимущества – полная гибкость и методическая “свобода”. Обсуждение неудобств такого подхода выходит за рамки настоящего обзора, следует лишь отметить, что ограничений здесь достаточно много. Одно из основных неудобств – одни и те же по сути данные финансовой модели в разных бюджетах (бюджетных формах) проявляются в разных ракурсах (разной аналитике и детальности), что приводит к необходимости дублировать эти данные в разных листах Excel и настраивать их синхронизацию.

Подсистема бюджетирования, реализованная в продукте, в качестве данных для форм бюджетов использует централизованную целостную финансовую модель, которая хранится в виде оборотов (за период) показателей деятельности и остатков и оборотов по счетам прогнозного баланса, в разрезах необходимых аналитик.

Все формы бюджетов, независимо от их вида, в качестве данных используют информацию из этой модели, а также произвольные учетные и нормативно-справочные данные.

Планирование может проводиться по неограниченному количеству Сценариев бюджетирования .

Фактические данные в системе хранятся в том же формате, что и плановые данные. Для хранения фактических данных используется пустой сценарий бюджетирования. Такой подход обеспечивает корректность план-фактного анализа в разрезе любых аналитик, показателей и счетов прогнозного плана счетов.

Внедрение автоматизированной системы финансового планирования проводится в два этапа:

• Анализ потребностей финансового планирования и бюджетирования. Формирование требований к финансовой модели.
• Разработка и настройка финансовой модели. Разработка бюджетных форм для удобного просмотра плановых и фактических данных финансовой модели и план-фактного анализа.

Как отдельный этап следует рассматривать разработку и реализацию бизнес-процесса бюджетирования, как делегирования финансовой ответственности подразделениям и вовлечения подразделений в процесс финансового планирования.

Классическая финансовая модель

Финансовая модель состоит из совокупности показателей деятельности предприятия. В следующей таблице сведены типичные бюджетные формы и показатели деятельности, которые являются источниками данных для этих форм:

Бюджетная форма (бюджет)	Показатель деятельности
Мастер-бюджет
Бюджет движения денежных средств (БДДС)	Приход ДС, Расход ДС
Бюджет доходов и расходов (БДР)	Доходы, Расходы
Прогнозный баланс (бюджет по балансовому листу, ББЛ)	Обороты и остатки по плану счетов бюджетирования.
Инвестиционный бюджет	Закупки ОС, Затраты на модернизацию и т.д.
Функциональные бюджеты
Бюджет продаж	Продажи
Бюджет запасов	Запасы
Бюджет потребности	Потребность
Бюджет закупок	Закупки
Бюджет прямых материальных затрат	Материальные затраты
Бюджет прямых затрат на оплату труда	Затраты по зарплате
Бюджет общепроизводственных расходов	Общепроизводственные расходы
Бюджет общехозяйственных расходов	Общехозяйственные расходы
Бюджет коммерческих расходов	Коммерческие расходы
Операционные бюджеты подразделений
Бюджет отдела продаж
Бюджет отдела закупок
Бюджет отдела главного технолога

Обычно в финансовой модели существует последовательность расчетов, основанная на значениях некоторых исходных показателей.

Сначала задаются исходные показатели, затем на основании этих показателей рассчитываются все зависимые показатели финансовой модели.

Например, для производственных предприятий чаще всего исходными показателями являются “Продажи” и “Запасы продукции на складах”.

• Сначала задается бюджет продаж и бюджет запасов, затем рассчитывается объем выпуска и плановое поступление ДС от покупателей (БДДС),
  • по объему выпуска и нормативам расхода определяется потребность в материалах и трудовых ресурсах,
    • по потребности в материалах и бюджету запасов материалов (а также используя нормативы закупок) определяется плановые закупки (бюджет закупок),
      • по бюджету закупок определяется плановый расход денежных средств (БДДС) и т.д.

Возможна и другая модель – если основным ограничением деятельности предприятия является ограниченный объем закупок при неограниченном гарантированном сбыте – то исходным бюджетом является бюджет закупок, а далее финансовая модель просчитывается в последовательности, обратной приведенной выше.

Классическая финансовая модель имеет следующий вид:

Разумеется, приведенная выше схема отражает только простейшую финансовую модель. Например, на практике может потребоваться выделение в явном виде таких показателей, как “Закупки вспомогательных материалов”, “Закупки запчастей” и т.д.

Отметим, что бюджеты, основанные на данных о плановых остатках активов или пассивов, в большинстве случаев могут строиться на данных прогнозного баланса. Например, в приведенной выше схеме плановое поступление денежных средств может порождать проводки по прогнозному плану счетов с соответствующим изменением взаиморасчетов с покупателями (остатков дебиторской задолженности).

Показатели бюджета

Механизмы подсистемы “Бюджетирование” обеспечивают конструирование произвольных финансовых моделей с помощью элементарных “кирпичиков” – Показателей бюджета .

Показатель бюджета в терминологии подсистемы соответствует некоторому определенному показателю деятельности предприятия, имеющему суммовое и/или количественное выражение. Показатели не имеют остатков на начало и конец периода, в системе фиксируются только объемные значения показателей (обороты) за период.

В подсистеме “Бюджетирование” можно создать произвольные показатели бюджета и настроить аналитику показателей, правила зависимости между показателями, правила отражения показателей по прогнозному балансу:

Согласно этой схеме, основной “кирпичик” финансовой модели – это “Показатель бюджета” . Настройки показателя бюджета следующие:

1. Аналитика показателя. К одному показателю можно подключить три вида произвольной аналитики,. В системе предусмотрен список аналитик бюджетирования, состоящий из основных справочников системы, таких как Номенклатура, Номенклатурные группы, Контрагенты, Сегменты рынка, Статьи затрат, Прочие доходы и расходы и т.д. Кроме того, для любого показателя можно использовать аналитику “ЦФО” и “Проект”.
2. Шаблон проводок. Для показателя можно настроить список проводок по прогнозному плану счетов, которые автоматически формируются при записи в базу данных показателя. Для каждой проводки можно указать – для каких значений аналитик эта проводка формируется. Таким образом, проводка по прогнозному плану счетов (если не учитывать сервисные документы) может быть сформирована только через оборот “родительского” показателя.
3. Правила формирования зависимых показателей. Для каждого зависимого показателя можно указать значения аналитик, при которых формируется зависимый показатель. Для зависимого показателя можно также настроить зависимые показатели. Правила зависимостей, таким образом, могут быть иерархическими. В правилах зависимости можно задавать распределение зависимых показателей по периодам.

Таким образом, финансовая модель в качестве своей “верхушки” может иметь ограниченный перечень исходных показателей, которые вводятся вручную. Далее с помощью зависимых показателей и регламентных расчетов формируются обороты показателей, которые зависят от исходных показателей.

Например, если в качестве исходных показателей используются плановые продажи по периодам в количественном и стоимостном выражении, то финансовая модель может содержать следующие зависимые показатели, которые рассчитываются автоматически:

1. План производства
2. План потребности ресурсов под производство (на основании норм расхода)
3. План закупок (на основании данных о ценах поставщиков и норматива неснижаемого остатка сырья)
4. План оплаты покупателей
5. План оплаты поставщикам

Таким образом, такая финансовая модель позволяет планировать в самом простом виде основной финансовый цикл, рентабельность, прибыль и состояние денежных средств предприятия на любое количество периодов. При этом можно запланировать повышение цен на сырье, изменение отпускных цен, изменение курсов валют и прочие факторы, влияющие на финансовую модель.

Важно отметить, что используя только одни показатели без шаблонов проводок, нельзя планировать остатки в каком бы то ни было виде, поскольку показатель по определению является оборотным (за период) параметром.

Однако, планирование остатков можно вести используя только забалансовые счета, что позволяет создавать финансовые модели с планированием остатков финансовых и материальных ресурсов без использования прогнозного баланса и двойной записи.

Аналитика бюджетирования

Как уже отмечалось выше, в подсистеме “Бюджетирование” используется следующая аналитика бюджетирования:

В качестве дополнительной аналитики может быть использованы основные справочники конфигурации и некоторые перечисления.

Подключение вновь созданных (отсутствующих в типовом решении) справочников к аналитическим измерениям бюджетирования выполняется в режиме “Конфигуратор”. С технической точки зрения, для построения аналитики используется план видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Для прогнозного плана счетов предусмотрены 5 уровней субконто. Тип субконто может быть установлен: “ЦФО”, “Проект” , либо прочая аналитика бюджетирования, согласно типам аналитик, установленным в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Сущность Показателя бюджета, как показателя деятельности, рассмотрена выше. Рассмотрим остальные аналитические измерения.

• Организация . Юридическое лицо или структурная бизнес-единица. Если требуется использовать несколько прогнозных балансов (каждый по своей организации), то необходимо разделять балансы по организациям. Если прогнозный баланс по предприятию один, то в качестве элементов учета по разным организациям удобно использовать измерение “ЦФО”.
• Сценарий бюджетирования . Дополнительный разделитель данных. Позволяет создавать версии планов или модели, например, “Пессимистический” и “Оптимистический” планы. По пустому сценарию ведется учет фактических данных.
• Валюта . Поддерживается планирование суммовых показателей не только в настроенной валюте управленческого учета, но и параллельно в другой валюте. Данное измерение указывает валюту валютной суммы.
• Проект . В самом общем случае – выделенный сегмент деятельности предприятия. Классическое определение проекта – это мероприятие с определенными временными рамками и заданным результатом. В подсистеме “Бюджетирование” сущность проекта несколько шире. Например, типичным является выделение некоторого вида деятельности предприятия в “Проект”, очевидно, что о временных рамках здесь речь уже не идет.
• ЦФО . Центр финансовой ответственности – ключевое измерение бюджетирования. ЦФО – это сегмент внутри предприятия (структурная бизнес-единица, организация, подразделение, группа подразделений и т.д.) отвечающая за достижение определенных финансовых показателей. Список всех ЦФО предприятия образует его Финансовую структуру.

Все виды аналитик бюджетирования содержатся в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”:

Скриншоты

Панель функций 1С:Бухгалтерия 8, закладка “Бюджетирование”. Эта закладка появляется после загрузки “ИТРП:Бюджетирование для бухгалтерии предприятия 8″

Закладка “Денежные средства”	Документ “Бюджетная операция”
Матричный ввод бюджетных операций, вариант “Периоды по колонкам”	Один из инструментов формирования отчета – “Фиксированный отчет”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”
Пример сконструированного отчета – план-фактного анализа	Произвольный табличный отчет – разрабатывается непосредственно в режиме “1С-предприятие”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”